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 ~個人情報の取扱いについて~

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行政書士法人オフィスオハナ 相続・遺言 横浜の窓口 ケアロハ

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税理士法人オフィスオハナは
TKC全国会会員です
TKC全国会
TKC全国会は、租税正義の実現をめざし関与先企業の永続的繁栄に奉仕するわが国最大級の職業会計人集団です。
東京地方税理士会所属

     

個人情報保護方針(個人情報の取扱いについて)

 

当事務所は、個人情報及び特定個人情報(以下、「個人情報等」といいます。)の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、業務上取り扱うこととなる個人情報等の保護を重要事項として位置づけ、「個人情報保護方針」を以下のとおり定め、所長、職員、その他の従業者(以下「従業者」という)に周知し、徹底を図ります。

 

1.個人情報等の適正な取扱い

 当事務所は業務上取り扱うこととなる個人情報等を取得、保管、利用、提供又は廃棄するに当たって、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」や「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」に従い当事務所が定めた個人情報等の保護に関する規程を遵守し、適正かつ厳格に取り扱います。

 

2.利用目的

(1) 個人情報の利用目的

個人情報をご提供いただく場合は、以下の目的に限定して取り扱います。

①従業員等に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務

②業務委嘱契約等に基づく年末調整事務及び法定調書作成事務

 ③業務委嘱契約等に基づく税務代理、税務相談

 ④業務委嘱契約等に基づく税務書類の作成

⑤上記③及び④に付随して行う事務

⑥経営に関する指導・助言業務及びこれらに付随する業務

 ⑦お客様からのお問合せ・ご質問への回答

⑧サービスに関する連絡および通知

⑨当事務所からの情報提供(広告を含む)

⑩お客様のご意見やご感想の回答のお願い

(2) 特定個人情報等の利用目的

  当事務所は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という)を上記(1)①から⑤までの利用目的の範囲内で取り扱います。

 

3.共同利用について

当事務所は、取得したお客様の個人情報を、下記の利用目的の達成のために必要な範囲内で、共同して利用させていただきます。

(1) 共同して利用する個人情報の項目

  下記の利用目的の達成のために必要となる項目

(2) 利用する者の利用目的

①上記2の利用目的

②下記(3)の共同利用者が取り扱う生命保険・損害保険の商品及びこれらに付帯・関連する

サービスのご提供(保険代理店としての業務)

 ()上記②のためにお客様の個人情報を共同して利用する場合は、お客様の同意を得た上で利用させていただきます。

③下記(3)の共同利用者が取り扱う官公署に提出する書類、契約その他に関する書類及びこれらに付帯・関連するサービスのご提供(行政書士としての業務)

(3) 共同して利用する者の範囲

株式会社ケアロハ(個人情報管理責任者:吉野 麻季)

  行政書士法人オフィスオハナ(個人情報)管理責任者:吉野 広之進

4.個人情報等の管理について

(1) 当事務所は、個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止等、個人情報等の管理のために取扱規程を定め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、従業者等に個人情報等を取り扱わせるに当たっては、個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行います。

(2) 個人情報等の取扱いについて、お客様、取引先及び従業員等の許諾を得て第三者に委託する場合には、十分な個人情報等の保護の水準を備える者を選定するとともに、契約等により安全管理措置を講じるよう定めた上で、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

(3) ご提供いただいた個人情報は、お客様の事前のご承諾がない限り、利用目的の範囲を超えての取扱いはいたしません。また、個人情報を第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供しません。

 なお、特定個人情報等は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」で限定的に明記された場合を除き、目的を超えた利用及び提供は行いません。

 ①法令に基づく場合

 ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得る

ことが困難であるとき

 ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、

本人の同意を得ることが困難であるとき

④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行する

ことに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務

の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

 ⑤業務の全部または一部を委託する場合

(4) 当事務所は、「個人情報の保護に関する法律」に基づき、特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報(「匿名加工情報」)およびその加工方法等に関する情報(「加工方法等情報」)を適正に取り扱います。

①当事務所の作成した匿名加工情報に含まれる「個人に関する情報の項目」は、別記1に掲げるとおりです。

②当事務所が第三者に提供する匿名加工情報に含まれる「個人に関する情報の項目」及びその「提供の方法」は、別記2に掲げるとおりです。

③なお、当事務所は、別記1に掲げる作成及び別記2に掲げる提供を、継続的に行います。

 

5.関係法令、ガイドライン等の遵守

 当事務所は、個人情報等に関する法令、個人情報保護委員会及び日本税理士会連合会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、従業者が個人情報等の保護の重要性を理解し、適正な取扱い方法を実施します。

 

6.継続的改善

 当事務所は、個人情報等の保護が適正に実施されるよう、本方針及び所内規程類を継続して改善します。

 

7.個人情報等のご確認・訂正・削除について

お客様が、ご本人の個人情報等について開示、訂正、追加、削除及び利用停止や利用目的の通知、第三者への提供の停止を希望される場合は、当事務所がお客様ご自身であることを確認でき次第、速やかに対応いたします。

 

8.お問合せ先

 当事務所は、個人情報等の取扱いに関するお問合せに対し、適切に対応いたします。

 事務所所在地  神奈川県小田原市国府津2329-5

 電話番号    0465-49-6119

 

【別記1】

(1) TKC全国会が『月額役員報酬・役員退職金』(1)を編集するにあたり必要となる以下のデータ

役職、年齢、勤続年数、退職事由、代表権の有無、常勤・非常勤の区分、報酬月額、退職金支給額、会社契約の受取保険金額、弔慰金支給額、退職時報酬月額

(2) TKC全国会が『中小企業の賃金指標』(2)を編集するにあたり必要となる以下のデータ

 性別、年齢、勤続年数、月例賃金、年間支給総額、年間賞与総額、職務区分、前職分支給額、退職区分

(3) TKC全国会が『TKC医業経営指標[医業賃金統計編](3)を編集するにあたり必要となる以下のデータ

役職、報酬の年間支給総額、勤続年数、退職事由、退職金支給額、退職時報酬月額、配偶者の保有資格、配偶者への年間総支給額、職種、年齢、賃金の年間総支給額、賃金の月額支給額

(4) TKC全国会が『TKC社会福祉法人経営指標[常勤職員の職種別平均年俸](4)を編集するにあたり必要となる以下のデータ

職種、常勤職員の合計人数、常勤職員の合計勤続年数、常勤職員の合計年棒

(1)『月額役員報酬・役員退職金』は、TKC全国会に所属する会員(以下、「TKC会員」という)の関与先の役員の月額報酬および退職金を収録したものであり、TKC会員が関与先の役員の適正報酬を算定する際の貴重な資料として利用されています。

(2)『中小企業の賃金指標』は、TKC会員の関与先における、社員の年間給与・賞与データを収録したものであり、企業の賃金算定にあたって、TKC会員が支援する際の貴重な資料として利用されています。

(3)『TKC医業経営指標[医業賃金統計編]』は、TKC会員の関与先医療機関の役員の年間報酬、退職金及び医療従事者の賃金を収録したものであり、TKC会員が関与先医療機関の役員の適正報酬、医療従事者の適正賃金を算定する際の貴重な資料として利用されています。

(4)『TKC社会福祉法人経営指標[常勤職員の職種別平均年俸]』は、TKC会員の関与先施設等の職種、常勤職員の合計人数、常勤職員の合計勤続年数、常勤職員の合計年棒を収録したものであり、TKC会員が関与先施設等の職種別の適正賃金を算定する際の貴重な資料として利用されています。

【別記2】

(1) 「TKC全国会」(委託先:株式会社TKC)へ提供するもの

①第三者に提供する匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目

  別記1のとおりです。

匿名加工情報の提供の方法

1)別記1(1)(2)のデータ

「株式会社TKC」のデータセンターに対し、セキュリティ対策が施された回線で、

別記1の項目のデータを送信します。

2)別記1(3)(4)のデータ

書面又はその書面のFAXで提供します。

(2) お客様へ提供するもの

①第三者に提供する匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目

  『月額役員報酬・役員退職金』のうち「役員退職金リスト」に含まれる次の項目です。

 役職名、退職事由、勤続年数、退職金支給額、受取保険金、退職時報酬月額、功績倍率、1年当たり退職金、弔慰金支給額

 ②匿名加工情報の提供の方法

PDFファイル又は書面等で提供します。

 

制定日:平成28 1 1

                 改定日:平成29530

税理士法人オフィスオハナ

代表社員 税理士 吉野 広之進